アスファルトプラント工場出荷管理・伝票発行システム

属人的になっていた業務をシステムで簡略化し、
円滑な業務をサポート

道路の舗装材料であるアスファルト合材や砕石を販売の伝票の手書きでの発行を、Webシステムから印刷出力での現場対応と、請求書対応両方をシームレスに対応できるシステムを構築いたしました。

システムの実績

従来の流れ

受付事務スタッフのみが対応しており、全て手書き・手動で行なっていました。

お客様が
品名、数量、車番を
受付事務スタッフに伝達
受付事務スタッフが
手書きで伝票を作成
現金受領し、
手書きで領収書発行
製品を出荷
業務終了時に
出荷集計を本社に送る
顧客の締日ごとに
出荷情報を元に
手動で請求書を作成・請求

システム導入後の流れ

creatoのシステムにより、受付事務スタッフ以外でも対応できるように、作業を簡略化し、領収書・伝票の発行をほぼ自動で行えるようになりました。

お客様が
品名、数量、車番を
スタッフに伝達
スタッフが
システムに入力し
自動計算後に領収書と
伝票を発行
領収書と伝票の写しを
お客様に渡す
製品を出荷
業務終了時に
出荷集計を本社に送る
システムが顧客の
締日ごとに請求書を
半自動で作成して請求

ギャラリー

開発の経緯

属人的な事務作業の改善と、新しい制度へ対応するための機能追加により、業務を簡略化

当初、出荷登録や出荷集計を行うシステムは既に運用していましたが、請求書作成とは連動しておらず、出荷登録後に請求書を手作業で作成する必要がありました。
このため、業務の効率化とミス防止を目的に、出荷データを活用した請求書の自動作成機能を導入することを検討しました。

また、受付事務業務では、顧客名の手書きや取引区分の判断、出荷時間の記入など、専任スタッフの経験や知識が必要で、代理スタッフでは対応が難しい状況でした。
システム化により、顧客情報の選択や区分の判別を簡単に行えるようにし、誰でもミスなく業務を行える環境を目指しました。

さらに、国土交通省が導入した「ストックヤード運営事業者登録制度」に対応するため、工事名や工事場所、責任者情報を正確かつ迅速に伝票へ反映できる仕組みが必要となりました。
この課題を解決するため、お客様自身がシステム上で工事情報を登録できる機能を開発しました。
これにより、必要な情報を迅速に印字できるだけでなく、制度への適合も実現しました。

加えて、現金取引における領収書発行業務は、複雑な計算や手作業による記入が必要で、ミスや時間ロスが生じやすい状況でした。
そこで、製品単価や数量をもとに領収書を自動作成する機能を追加開発することになりました。

特にストックヤード運営事業者登録制度の開始時期が迫っていたため、必要な機能を優先して一次開発としてスピード対応し、その後、さらなる改善や機能追加を行う形で進めました。

お客様の声

属人的になっていた業務を簡略化し、
手動の業務を自動で処理できるようにしたことで業務化大幅改善に！

creato様を選定した理由は、BtoC向けの「つりチケ」をはじめ、幅広いシステム開発実績があり、ITに詳しくない人でも使いやすいシステムを提供できると感じたからです。
私は前職でシステムエンジニアをしていた経験から、専門用語が多く一般の人に使いにくいシステムを作る例を見てきましたが、creato様はその点で信頼できました。

また、creato様のエンジニアの方々は、当社の特殊な工場業務を理解するため現場に足を運び、業務フローを深く把握した上で、より良いシステムを一緒に考えて開発を進めてくださいました。
さらに、業務をそのままシステム化するだけでなく、効率化やコスト削減につながる提案もいただき、大変助かりました。

こうした技術力とサポート力が、creato様を選んだ最大の理由です。

山一建設株式会社: 代表取締役社長山田純也

システム導入後のメリット

属人化を解消し、事務処理時間削減しつつ、お客様受付もスムーズに。

簡単な操作で受付事務の属人化を解消

従来、伝票は顧客名を手書きで記入する必要があり、専任スタッフは問題なく対応できる一方、代理スタッフではなかなか漢字が出てこないなど事務処理に時間がかかり、お客様をお待たせすることが多々ありました。
また、掛売取引か現金取引かの判断が難しく、確認に手間取ることや、伝票の必要事項を記入漏れするミスも発生していました。

システム化により、顧客名は選択するだけで記入でき、掛売・現金の区分も瞬時に確認可能となり、出荷時間も自動で記録されるようになったため、誰でもスムーズかつ正確に受付事務を行えるようになりました。